¿Qué debes saber sobre las nuevas facturas electrónicas?

La facturación electrónica es una realidad ineludible en el mundo empresarial moderno. La transición de la facturación en papel a la electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus transacciones financieras. Pero, ¿qué implica exactamente la facturación electrónica y cómo afecta a tu negocio?

La facturación electrónica es el proceso de emitir, recibir y almacenar facturas en formato digital. Esto no solo agiliza el proceso de facturación, sino que también garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales, reduce los costos operativos y mejora la eficiencia en la gestión de documentos.

Con la reciente Ley Antifraude en muchos países, la facturación electrónica se ha vuelto obligatoria para ciertos negocios. Los programas de facturación electrónica, como STEL Order, ofrecen soluciones integrales para cumplir con estas regulaciones.

¿Qué es un programa de facturación electrónica?

Un programa de facturación electrónica es una herramienta de software diseñada para facilitar la creación, envío, recepción y almacenamiento de facturas en formato electrónico. Estos programas ofrecen una variedad de características, como:

• Automatización de Procesos: Generación automática de facturas, recordatorios de pago y seguimiento de pagos pendientes.
• Integración con Otros Sistemas: Conexión con sistemas contables, de inventario y CRM para una gestión unificada.
• Cumplimiento de Regulaciones: Asegura que las facturas cumplan con las leyes fiscales y regulaciones locales.
• Seguridad y Privacidad: Protege la información sensible mediante cifrado y controles de acceso.
• Análisis y Reportes: Ofrece análisis detallados y reportes personalizados para una mejor toma de decisiones.

¿Qué debes saber sobre las nuevas facturas electrónicas?

La Ley Antifraude (ley 11/2021, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164) en España ha introducido medidas significativas para prevenir y combatir el fraude fiscal. Aquí te presento algunos aspectos clave que debes conocer:

Pago máximo en efectivo para evitar el fraude fiscal

La Ley ha establecido cambios sustanciales en los límites de pago en efectivo. Para operaciones en las que interviene un empresario o profesional, la limitación pasa de 2.500 a 1.000 euros. Para particulares con domicilio fiscal fuera de España, el límite disminuye de 15.000 a 10.000 euros. Además, se ha reducido el umbral para aparecer en el listado de deudores de un millón a 600.000 euros.

Cómo afectará el reglamento de la Ley Antifraude al software de facturación

La búsqueda de un mejor control tributario lleva a un mayor control de la calidad de la información y la inalterabilidad de los datos.

La nueva normativa define los requisitos que deberán cumplir los programas informáticos de facturación, enfocándose en principios como:

1. Inviolabilidad: Este principio asegura que una vez que se ha creado una factura, no puede ser alterada ni eliminada. Cualquier cambio debe ser registrado a través de una factura rectificativa, garantizando así la integridad de la información.
2. Accesibilidad: La información debe estar disponible para las autoridades fiscales en cualquier momento. Esto significa que los datos deben ser fácilmente accesibles y legibles, permitiendo una rápida verificación y control.
3. Inalterabilidad: La inalterabilidad se refiere a la incapacidad de modificar los datos una vez registrados. Esto garantiza que la información original se mantenga intacta, evitando cualquier manipulación fraudulenta.
4. Trazabilidad: La trazabilidad asegura que cada transacción pueda ser rastreada desde su origen hasta su destino final. Esto incluye la capacidad de seguir el camino de una factura a través de todas las etapas de su procesamiento, lo que facilita la detección de irregularidades.
5. Integridad en su conservación: Este principio se refiere a la necesidad de mantener la integridad de los datos durante todo el período de conservación legal. La información debe ser almacenada de manera segura, protegiendo contra pérdidas, daños o alteraciones no autorizadas.

Los programas de facturación deberán adaptarse al Reglamento con fecha tentativa a partir de 2024.

Cómo cumplir con los plazos para adaptarse a las nuevas facturas electrónicas

Adaptarse a las nuevas facturas electrónicas no es una tarea sencilla, especialmente si tu empresa aún depende de métodos tradicionales. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para cumplir con los plazos:

1. Evaluar las Necesidades de tu Empresa: Comprende qué tipo de facturación electrónica requiere tu negocio y qué regulaciones debes cumplir.
2. Seleccionar el Programa de Facturación Adecuado: Hay muchos programas disponibles en el mercado, como STEL Order, Billin, Quipu, entre otros. La elección debe basarse en las características, precio y soporte al usuario.
3. Capacitar al Personal: La transición a la facturación electrónica requiere que tu equipo comprenda cómo utilizar el nuevo sistema. La capacitación adecuada es esencial.
4. Monitorear y Ajustar: La implementación de la facturación electrónica es un proceso continuo. Debes monitorear el sistema regularmente y hacer ajustes según sea necesario.

Debes tener en cuenta que la adaptación a las nuevas facturas electrónicas no debe tomarse a la ligera. Las multas para las empresas que no cumplan con la normativa son de 50.000 €, mientras que para los desarrolladores y comercializadores que permitan el doble uso, la multa asciende a 150.000 €.

Conclusión

La transición hacia los nuevos programas de facturación electrónica es una necesidad imperante para cumplir con la Ley Antifraude. Las implicaciones de no hacerlo son graves, tanto en términos financieros como legales.

Recomendamos estar atentos a las regulaciones y elegir soluciones como STEL Order que garantizan cumplir con todos los requisitos de la ley. Así podrás continuar con tu actividad diaria sin preocuparte por posibles sanciones.

Gracias por leer, y si tienes alguna duda o comentario, no dudes en dejarlo abajo. La adaptación a las nuevas facturas electrónicas es un tema complejo, pero con la información adecuada, será un proceso mucho más llevadero.