SIE. Sistemas de Información Empresarial

En plena era de la informática, de internet y redes sociales donde la información se ha vuelto el capital más importante de cualquier empresa, organización, institución o individuo. Hoy en día, disponer de la información adecuada y optimizada permite mejorar la toma de decisiones y establecer objetivos más ajustados a la realidad y, no solo eso, la gestión de la información se ha vuelto un punto crítico para las organizaciones.

En este artículo te hablaré sobre qué es el SIE o Sistema de Información Empresarial, su importancia, estructura y los tipos de información que se pueden dar dentro de una empresa.

¿Qué es la información?

Empezamos primero definiendo qué es la información y no es más que el conjunto de datos que contiene un significado en la que una vez organizados aportan conocimiento, esto a su vez, permite la generación de ideas, opiniones, objetivos o la toma de decisiones. También podemos definirlo como un dato o conjunto de datos elaborado y situado en un contexto que tiene un significado para alguien en un momento y lugar determinados.

Dentro de la definición de la información, debemos tomar en cuenta el concepto de desinformación que, consiste en un conjunto de datos de carácter engañoso, información errónea o falsa. Por otra parte, es conveniente mencionar el concepto de infoxicación que será el exceso o sobrecarga de información que no te permite profundizar o llegar a una conclusión debido a la abrumadora entrada de información.

Hoy en día las empresas deben lidiar con la desinformación y la infoxicación, además de gestionar toda la información que posea para la mejora de la toma de decisiones y el desarrollo de sus procesos productivos. Es por ello que nace la figura de sistema de información empresarial, encargado de sistematizar, gestionar y controlar la información de una empresa.

Características de una buena información

Al igual que en la gestión de los Recursos de Información (RGI), la información tiene las siguientes características

• Relevancia, que se ajuste a las necesidades de su usuario
• Adecuación, que trate sobre el tema requerido
• Precisión, que dé exactamente lo que se pide de ella
• Exhaustividad, que se disponga de la mayor parte de la información relevante, sobre el aspecto deseado
• Fiabilidad, que sea cierta, que se confíe en la fuente de procedencia
• Direccionamiento, que llegue a la persona adecuada
• Puntualidad, que lo haga en el momento oportuno, ni antes ni después de las necesidades del usuario
• Con un nivel de detalle, ni excesivo ni insuficiente. Es conveniente que una misma información sea ofrecida en varias
  versiones para que el usuario pueda elegir aquella que le será relevante
• Formato, que la presentación de manera textual, gráfica o combinada responda a las expectativas del usuario
• Comprensibilidad, que ser entendida por quien la vaya a utilizar
• Comunicabilidad, que se transmita a través de un canal adecuado

¿Qué es el Sistema de Información Empresarial o SIE?

El Sistema de Información empresarial es el conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos interrelacionados dinámicamente con el enfoque a satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de decisiones (Pablos et., 2015).

Por tanto, el Sistema de Información Empresarial consiste en el conjunto de herramientas, recursos y procesos que permiten a la empresa la captación, procesamiento, transformación y comunicación de la información, su importancia radica en que una gestión ineficiente puede repercutir en la toma de decisiones erróneas que pongan en peligro la supervivencia de la empresa. Es por ello que un SIE debe adaptarse a las necesidades corporativas, así como en la estructura organizacional de la empresa.

¿Qué busca el SIE?

El SIE busca que el control y la gestión de la información empresarial se realice de forma eficaz y eficiente, proporcionando la información adecuada en el momento oportuno con el menor coste de recursos posible. Sin olvidar, claro está, en proporcionar información fiable y de calidad con diferentes niveles de accesibilidad que permitan la toma de decisiones o la gestión del día a día en la organización en cualquiera de sus niveles.

Tipos de Sistemas de Información

Entendiendo sistema como un conjunto de elementos organizados que interactúan dinámicamente entre ellos para la consecución de uno o determinados objetivos, entonces podemos tener una visión más contextual de lo que es el sistema de información empresarial, que no sería otra cosa que el conjunto de recursos y elementos técnicos, humanos y económicos que interactúan dinámicamente entre ellos con el objetivo de satisfacer, entre otras, las necesidades de información de una organización. Dentro de ella, podemos clasificar diferentes tipos de SIE.

Tipos de SIE para los niveles de decisión y gestión

Dirección estratégica

• ESS: Sistemas de Soporte al Directivo (Executive Support Systems)
• GDSS: Sistemas de Soporte a la Decisión en Grupo (Group Decision Support Systems).
• EIS: Sistemas de Información para el Directivo (Executive Information Systems)
• DSS: Sistemas de Soporte a la Decisión (Decision Support Systems)

Dirección táctica

• DSS: Sistemas de Soporte a la Decisión (Decision Support Systems).
• MRS o MIS: Sistemas Generadores de Informes para la Dirección (Management Reporting Sistems).
• TPS: Sistemas de Proceso de Transacciones (Transaction Processing Sistems).
• EDP: Proceso Electrónico de Datos (Electronic Data Processing).

Dirección operativa

• MRS o MIS: Sistemas Generadores de Informes para la Dirección (Management Reporting Sistems).
• TPS: Sistemas de Proceso de Transacciones (Transaction Processing Sistems)
• EDP: Proceso Electrónico de Datos (Electronic Data Processing).
• SE: Sistemas Expertos o SBC, Sistemas Basados en el Conocimiento
• OIS: Sistemas Ofimáticos (Office Information Systems)
• IOS: Sistemas Interorganizativos (Interorganizational Systems)

Tipos de SIE en función del área funcional de la empresa que los utiliza

• SIE para el área económico financiera
• SIE para el área de producción
• SIE el área comercial
• SIE para el área de recursos humanos

Flujo de un SIE

Su flujo, dentro de toda la complejidad de integración y/ implantación, es sencilla.

Para que este flujo siga un proceso eficaz, un SIE deberá gestionar estas cuatro funciones

• Recogida y registro de la información: Sin errores y con el menor coste posible, codificada, clasificada y adaptando los soportes necesarios que faciliten la recogida o recepción de la información.
• Acopio o acumulación de la información: Agrupación, organización y puesta a disposición de la información o los datos en lugares o momentos diferentes para ser tratadas o utilizadas en el momento necesario.
• Tratamiento y transformación de la información: Manipulación de la información para pasar datos de base a los resultados, en ella comprende operaciones de orden o clasificación, operaciones de cálculo o comparativos, así como operaciones de transferencia de información.
• Difusión o distribución de la información: Puesta a disposición de la información para la dirección y gestión

¿Cómo desarrollar o implantar un Sistema de Información empresarial?

En un primer momento, debemos entender que la empresa, con independencia de que lo tenga planificado o implantado, ya posee un Sistema de Información Empresarial, esto es debido a las sinergias que se crean con el uso de las herramientas técnicas y procesos productivos que generan información, la diferencia será en que dicha información no está tratada de forma adecuada lo que puede obstaculizar el proceso de toma de decisiones.

Entendiendo lo anterior, es necesario determinar los factores que impulsen a la empresa para desarrollar un SIE estructurado y sistemático, para ello la organización ha de plantearse las siguientes cuestiones.

• ¿Tenemos un sistema de información definido?
• ¿El sistema de información existente se ajusta o adapta a las necesidades de la organización?
• ¿Qué capacidad de transacción tenemos?
• ¿Cómo es la comunicación con los socios, clientes o proveedores?
• ¿Qué áreas necesitan mejoras en cuanto a gestión de la información?
• ¿Tenemos clasificada, organizada y nivelada la información?
• ¿Qué tecnología disponemos y necesitamos para implantar un SIE a la organización?

Estas son algunas de las muchas preguntas que debe plantearse la organización para empezar a diseñar y analizar un modelo de sistema de información adaptado a sus necesidades. Pero también la implantación de un SIE puede venir por otros factores, tales como:

• Los cambios tecnológicos que provocan cambios en los procesos de la información. Obliga a documentarse y actualizarse para su uso adecuado.
• Los entornos competitivos empresariales en las que la información cobra un papel fundamental

El proceso de desarrollo se llevará a cabo en 5 fases, partiendo desde el análisis, el diseño, la construcción, la puesta en marcha y el mantenimiento. Cabe mencionar que es importante la participación de la directiva para el éxito de la implantación.

Análisis

En esta fase se ha de realizar un análisis de viabilidad, evaluando las posibilidades técnicas, financieras y organizativas del proyecto, por otra parte, se realizarán otros análisis con relación a los requerimientos para establecer el alcance, los objetivos y requisitos del sistema, análisis de costes, formación, de personal, así como el análisis funcional donde se especificaría la estructura de lo que debe hacer el sistema de información para dar una solución a los requerimientos. Se presentará un informe de viabilidad.

Diseño

En la fase de diseño se obtendrá un conjunto de especificaciones que contemplarán como tiene que trabajar el sistema, dentro de esta fase destacará la publicación de la documentación técnica y el diseño del entorno de pruebas

Construcción

Dentro de esta fase se pasará a producción el sistema completamente, una vez superado la fase de prueba y en donde se realizarán pruebas unitarias y de integraciones. En este punto se detallará el software a utilizar, la documentación técnica de programación, el manual de usuario, la documentación de pruebas unitarias y de integración.

Puesta en marcha o implantación SIE

Será la fase donde se pondrá en funcionamiento el SIE en la que se realizarán pruebas de aceptación y entrega del proyecto.

Mantenimiento

Tras la puesta en marcha, se llevará un seguimiento del funcionamiento del sistema, la evaluación de actualizaciones, cambios y soporte a usuarios.