GESTIONE SUS NOTAS DE GASTOS FÁCILMENTE CON EXPENSYA

La gestion de notas de gastos en una empresa con trabajadores desplazados o que trabajan en la calle es una carga de trabajo compleja y que ocupa muchas horas tanto al personal que tiene que justificar gastos como a los responsables de administración y contabilidad. 

Antes de la aparición de Expensya, el control de las notas de agosto se hacía de forma  manual principalmente.  Las facturas y tiques se anotan en un informe Excel y se adjuntas los papeles para que el supervisor los revise y los autorice. Ese informe de gastos junto con las facturas en papel son enviados posteriormente a contabilidad, para que los clasifique según el tipo de gasto y los pueda contabilizar y pagar. Como mínimo, el papel pasa por tres manos, con lo que esto implica en cuanto a tiempo dedicado. Es por tanto un coste económico para la empresa importante, además de un considerable aportación de recursos humanos. 

Este tiempo que comerciales, jefes y contables dedican a revisar los papeles son horas de producción que se pierden, puesto que se dedican a una tarea totalmente accesoria que nada tienen que ver con el núcleo del negocio.  Como sería vender en el caso de los comerciales. 

Expensya elimina el papel en nuestra empresa

Gracias a la aplicación Expensya se pierden horas improductivas y además se reduce la cantidad de papel que tenemos en la gestión de nuestra empresa. Esto también supone un ahorro considerable en tareas de custodia y archivo de documentos, a la vez que en espacio físico que podemos liberar. Expensya es un aliado en la digitalización de la empresa, el tema del que tantos años llevamos hablando pero que aún no se ha terminado de conseguir. El papel parece que se resiste a salir de nuestras empresas, lo cual es un grave error. 

Con Expensya no solo ahorramos tiempo de revisión, contabilización y archivo de papel. También conseguimos que toda la información esté centralizada en un único lugar, lo que facilita el fácil acceso de cualquier departamento autorizado a esos documentos, sin tener que hacer desplazamiento y sin tocar papel, que es de lo que tenemos que huir. 

Cómo funciona expensya

Expensya tiene dos aplicaciones diferentes para que se pueda usar desde cualquier dispositivo. Por un lado, es una app que instalamos en el móvil y que nos permite registrar todos nuestros gastos cuando estamos de viaje. Por otro, también es una aplicación web, para que podamos llevar el control y acceder a la información desde cualquier ordenador con conexión a internet. 

Así, por ejemplo, un comercial que se encuentre de viaje puede ir registrando los gastos con la aplicación del móvil, pero también puede terminar el trabajo desde su ordenador cuando llegue al hotel. Los jefes y responsables de administración pueden acceder a esa información desde sus ordenadores, a través de la aplicación web. 

Potente OCR en la aplicación móvil

El punto de partida de todo el proceso es la potente aplicación OCR con la que está dotada la app móvil, capaz de reconocer con gran exactitud el contenido de cualquier tique o factura. Cuando escaneamos un tique de compra utilizando la cámara del móvil para capturarlo, se pone en marcha un potente OCR  que en pocos segundos es capaz de extraer y contabilizar los datos fiscales del cliente, los conceptos de las facturas, los tipos de IVA, etc. En definitiva, toda la información necesaria para que el responsable pueda revisar y autorizar el gasto y para que el contable pueda contabilizar la factura. 

Las facturas escaneadas se convierten en formato PDF para su archivo. Son una copia exacta de la original y tienen total validez legal, puesto que Expensya es un programa homologado por la Agencia Tributaria. 

Podemos desprendernos tranquilamente del papel puesto que tenemos una copia digital legal y con plena validez. 

La aplicación también funciona sin conexión a internet. La información escaneada se guarda en el móvil hasta que tengamos conexión a la red y se suba a la nube. Esto es interesante, ya que podemos trabajar aunque estemos en sitios remotos o con difícil cobertura.

Fácil integración con programas de contabilidad y ERP

Expensia es un programa abierto que se integra perfectamente con los programas de contabilidad, gestión y ERP presentes en la empresa, lo cual facilita mucho el proceso administrativo. El volcado de datos desde la aplicación a la contabilidad de forma automática supone un gran ahorra de horas de trabajo para el departamento contable. 

Aplicación multidivisas

La aplicación Expensya es multidivias. Se puede emplear en cualquier parte del mucho, ya que reconoce otras monedas. También permite hacer los cambios de divisas necesarios para poder contabilizar los pagos en el extranjero. 

Proceso de validación online de los gastos

No es necesario que volvamos a la empresa para que los  responsables de  nuestro departamento o de finanzas puedan acceder  a la información que vamos subiendo a la nube. En cualquier momento pueden tener acceso a nuestras facturas y notas de gastos y validarlas y contabilizarlas sin tener que esperar a que lleguemos a la empresa. 

Expensya es una aplicación tan útil para cualquier empresa que quiera digitalizar sus procesos de gestión que ya cuenta con miles de usuarios en todo el mundo. La reducción del papel y la simplificación de la burocracia trae enormes ventajas para todos los usuarios.