Sistema RED

El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) es una de las herramientas que pone a disposición una Administración del Estado, en concreto, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Gracias a ella, el departamento de recursos humanos podrá mejorar la comunicación con esta entidad a lo que a cotización, afiliación e información de incapacidad se refiere.

En este artículo quiero hablarte un poco más sobre esta herramienta de comunicación que es imprescindible para cualquier departamento laboral, despacho o profesional que se dedique a ofrecer su servicio de gestión y administración laboral.

Como nuevo empresario debes ser consciente de la existencia de esta herramienta, la normativa que la regula, así como las gestiones o servicios que se puede realizar dentro de ella. Si quieres saber un poco más te invito a seguir con la lectura, al finalizar podrás entender el concepto de Sistema RED, así como las partes que lo componen.

¿Qué es el Sistema RED?

Es el medio por el que profesionales y empresas se comunican con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) en relación con procesos de afiliación, cotización y comunicación de partes de incapacidad temporal de trabajadores. De manera resumida, las empresas y profesionales:

• Realizan movimientos de afiliación de trabajadores (altas, bajas y variaciones de contrato)
• Se visualiza un informe referido a la cotización de los trabajadores
• Se comunican las situaciones de Incapacidad Temporal

Por tanto, podemos indicar que el Sistema RED es una plataforma online en las que las empresas y profesionales se conectan con la TGSS para comunicar y gestionar trámites de empleados y de la misma empresa relacionada con la Seguridad Social.

Para ponerlo en más relieve, nada como indicar otro ejemplo de plataforma de la administración, como es Contrat@, en la que las empresas y profesionales deberán comunicar la información referente a la contratación de uno o varios asalariados al SEPE y por otro lado, también se tendrá que mecanizar la información del alta del trabajador en sistema red.

Actualmente, se regula en el Orden ESS/2

14/2018, de 1 de marzo, por la que se modifica la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos (Sistema RED) en el ámbito de la Seguridad Social ofrecido por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

¿Quiénes están obligados?

Solo es posible realizar los movimientos de afiliación y cotización de empleados por este sistema. Bajo esta premisa, los obligados al sistema red serán:

• Las empresas que se encuentren en el Régimen General con independencia del número de empleados.
• Los trabajadores por cuenta propia o autónomos que dispongan de trabajadores a su cargo. 

Esto hay que aclararlo un poco más. Si bien es cierto que están obligados, también es cierto que los trámites y gestiones pueden ser llevados a cabo por profesionales o por empresas a modo de representación.

Es el ejemplo de las gestorías y asesorías laborales encargadas de presentar los movimientos de afiliación, así como las cotizaciones de estas de diferentes empresas mediante la asignación a su autorizado red. Por tanto, existe la obligación de realizar las comunicaciones, pero no expresamente deben realizarlo las empresas ni los autónomos con trabajadores a su cargo.

Ventajas del Sistema RED de la Seguridad Social

• Gracias al sistema RED se elimina el papel para cualquier gestión y se realiza todo telemáticamente
• Es una plataforma online por lo que se encuentra disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana y en la que solo necesitas de una conexión a internet aparte de la autorización y el certificado digital.
• La comunicación con la TGSS se realiza mucho más fluida y más rápida que cualquier otro formado de comunicación.
• El sistema RED dispone de un sistema de notificaciones para informar al usuario de cualquier situación de los envíos.
• Se trata de un sistema seguro en las que los profesionales y empresas pueden realizar sus trámites y gestiones de afiliación, cotización e IT de trabajadores.

¿Cómo funciona el Sistema RED?

Para incorporarse al Sistema RED de la Seguridad Social es necesario estar autorizado a la plataforma y ser una persona física, es decir, identificarse con certificado de persona física y no jurídica. Para este caso, será necesario realizar la solicitud de la autorización en la Sede Electrónica de la Seguridad Social mediante la cumplimentación telemática del formulario FR.101 y para el segundo caso, se pide que el acceso sea con un certificado de persona física que bien puede ser el usuario principal o un secundario.

Por tanto, el hecho de disponer el certificado digital de la empresa en si no da derecho a usar la plataforma si no existe un usuario red de persona física que previamente haya asignado a la empresa. Para mejor comprensión, te voy a indicar las diferentes situaciones que se pueden dar

• Profesional autorizado (colegiado, gestorías y asesorías) que en nombre de persona física, como usuario principal, se asigna códigos de cuenta de empresas para llevar las gestiones y trámites en sistema red de estos.
• Administrador de la sociedad que se nombra como usuario principal o nombra a otra para acceder con el certificado de persona física y realice las gestiones.

Requisitos para acceder

Como bien te he explicado anteriormente, solo cabe remarcar los requisitos de acceso al sistema red y son.

• Ser un autorizado RED.
• Disponer de certificado digital el usuario principal o secundario de la autorización.

Métodos de transmisión en Sistema RED

Otra de las cosas que hay que tener muy en cuenta es que el sistema red se compone de tres métodos diferentes de transmisión, aunque en realidad, solo son dos métodos de transmisión, dado que uno de ellos ha sustituido al anterior que tiende a desaparecer y a no utilizarse.

Sistema RED Directo

Se trata del método de transmisión que no será necesario disponer de un programa de nóminas, dado que todas las operaciones se realizarán desde la plataforma online tanto de afiliación como de cotización. Este método dispone de ciertas restricciones.

• Solo podrán acogerse empresas que dispongan de hasta 15 trabajadores, excepcionalmente se puede ampliar hasta 25 pero en periodos corto de tiempo.

Sistema de liquidación directa (SLD)

Dirigido a negocios con más de 15 trabajadores en donde será necesario disponer de un programa de nóminas para realizar los envíos de cotización dado que solo es posible remitirlo mediante ficheros. Eso sí, los movimientos de afiliación es posible hacerlo tanto en la plataforma online o mediante el envío de fichero. El software necesario para realizar la comunicación con la TGSS será el SILTRA.

RED Internet

Se trata del anterior método de transmisión a la que poco a poco ha ido migrando al Sistema de Liquidación Directa. La base de comunicación es la misma que en SLD, pero era otro tipo de método de cálculo con menos control por parte de la TGSS por lo que tenderá a desaparecer. El software necesario para realizar la comunicación con la Tesorería General de la Seguridad Social es el Winsuite.

¿Cómo usar Sistema RED?

Cuando dispongas del certificado digital y del usuario del sistema red, el primer paso será ir al sitio web de la Seguridad Social y localizar el modo de acceder a la plataforma y para ello es muy sencillo, solo tienes que ir al apartado "A un click" que se localizará e la parte inferior de la página web de la Seguridad Social.

Recuerda que debes acceder con el certificado digital de persona física, en caso de acceder con el certificado digital de una empresa, te saldrá el siguiente mensaje. Por otro lado, también saldrá este mensaje si accedes con un certificado de persona física sin disponer de la autorización.

En caso de ser autorizado y hallas accedido correctamente, el menú que verás dentro será siguiente, incluso un apartado de RED prácticas que debe disponer de autorización previa para habilitarlo.

Como puedes ver, en el menú principal podrás ver las diferentes gestiones a la que tiene disponible el usuario red, siendo los siguientes.

Inscripción y Afiliación Online

En este apartado se realizarán las gestiones relacionadas a la afiliación, una vez dentro, verás que se dispone de un gran abanico de opciones.

Cada nuevo procedimiento se va actualizando y añadiendo más opciones, en la actualidad, los procesos disponibles en el sistema RED son:

• Trámites Trabajadores
  • Alta Sucesiva y Bajas
  • Cambio de Grupo de Cotización
  • Modificación Eliminación de Mov. Previos
  • Cambio de Contrato (Tipo/coeficiente)
  • Cambio de Ocupación de A.T
  • Eliminación de Altas Consolidadas
  • Modif. Datos Sistemas Especiales
  • Anotación de Jornadas
  • Modif. Coefic. Reductor Edad Jubilación
  • Trabajadores subcontratados o cedidos
  • Días trabajados en contratos a tiempo parcial y SEFH
  • Convenios Colectivos múltiple por trabajador
  • Corrección Modalidad o 5JR Semana Según Convenio
  • Suspensiones por Prestación de Corta Duración
  • Datos Integrados Bases Adicionales
• Trámites C.C.C
  • Anotación de Convenio Colectivo (Empresa)
  • Inscripción C.C.C. de Empresario Individual
  • Asignación C.C.C. Secundario de Empresario Individual
  • Modificación de domicilio de CCC
  • Solicitud de Colaboración Económica en IT
  • Renuncia de Colaboración Económica en IT
  • Anulación Solicitud/Renuncia colaboración IT
  • Reinicio de un C.C.C
• Trámites y Alertas
  • Consulta de Alertas
• Consultas
  • Consulta Sit. Actual del Afiliado
  • Consulta Situación de la Empresa
  • Consulta de Trabajadores de la Empresa
  • Consulta Número Afiliación
  • Consulta de NAF por IPF
  • Consulta Alta Trabajadores en Otra Empresa
• Informes
  • Informes de Vida Laboral de Afiliados
  • Informe de Afiliados en Alta en un C.C.C.
  • Informe del número anua medio de trabajadores
  • Informe de Mov. Previos de Afiliados
  • Inf. de Trab. con Mov. Previos en un C.C.C.
  • Duplicados de Documentos TA
  • Informe de Situación de un C.C.C.
  • Vida Laboral de un C.C.C.
  • Informe de Jornadas reales
  • Informe datos de cotización-Trab. Cuenta Ajena
  • Informe datos de cotización/ Periodo liquidación CCC
  • Informe datos de cotización/ Periodo liquidación NSS
  • Informe Plantilla Media de Trabajadores en Alta
  • Duplicado de Documentos de Empresarios
  • Informe Cumplimiento Reserva Porcentaje Discapacitados
  • Informe de datos de Cotización RETA
• Régimen Especial de Trabajadores Autónomos
  • Solicitud de Alta en el RETA
  • Solicitud de Baja en el RETA
  • Solicitud de Cambio de Domicilio - RETA
  • Solicitud cambio de base de cotización / Base próxima
  • Solicitud Cobertura año próximo en el RETA
  • Modificación de condiciones de trabajador autónomo
  • Solicitud de base reducida por pluriactividad RETA
• Trabajadores Autónomos del Régimen del Mar
  • Solicitud de Alta en el RETM
  • Solicitud de Baja en el RETM
  • Solicitud Eliminación Mov. Previos RETM
  • Solicitud de base reducida por pluriactividad
• Sistema Especial de Empleados de Hogar
  • Alta en S.E. para empleados de Hogar
  • Baja en S.E. para empleados de Hogar
  • Eliminación en S.E. para empleados de Hogar
  • Variaciones en S.E. para empleados de Hogar

Cotización Online

En el apartado se realizarán las funciones propias de la cotización de trabajadores y todo lo que tiene que ver con ella.

Por tanto, en esta sección podrás realizar las siguientes operaciones:

• Cotización SLD Remesas (En caso de tener método de transmisión SLD)
  • Solicitud de borradores
  • Comunicación de datos bancarios
  • Solicitud de cuota a cargo de los trabajadores
  • Cambio de Modalidad de pago
  • Obtención de recibos
  • Obtención de duplicados
  • Rectificación de liquidaciones
  • Solicitud de anulación de liquidaciones
  • Consulta de cálculos
  • Obtención de RNT por NAF
  • Solicitud de informe del estado de las liquidaciones
  • Solicitud de informe de datos bancarios
• Cotización SLD Directo (Para el método de transmisión RED Directo)
  • Confección de liquidaciones
  • Comunicación de datos bancarios
  • Consulta de cálculo
  • Solicitud de cuota a cargo de los trabajadores
  • Cambio de modalidad de pago
  • Obtención de recibos
  • Consulta e impresión de duplicados
  • Rectificación de liquidaciones
  • Solicitud de anulación de liquidaciones
  • Obtención de RNT por NAF

Incapacidad temporal Online

En este apartado se podrá informar las situaciones de Incapacidad Temporal de los trabajadores mediante la presentación del certificado de empresa.

Transferencia de ficheros

Solo aparecerá a los usuarios con el método de transmisión SLD (Sistema de Liquidación Directa) y RED Internet, en esta opción, el usuario podrá descargar los acuses técnicos generados de los últimos 3 meses en caso de complicaciones técnicas en el Siltra o Winsuite. Si se desea un periodo más amplio, se ha de contactar con la unidad provincial para que le realicen el envío.

Maternidad/paternidad

El usuario red podrá informar las situaciones, maternidad y paternidad comunicando el certificado de empresa al INSS directamente desde esta opción.

Gestión de autorizaciones

En el apartado de gestión de autorizaciones se realizarán operaciones enfocadas a la autorización, tales como la consulta de CCC o NAFF autorizados, la asignación de CCC empresa y NAF de autónomos persona física respectivamente, así como inscribir a un usuario secundario y la mecanización de información relativos a la autorización.

Concepto Retributivos abonados (CRA)

Este apartado solo les aparecerá a usuarios del Sistema RED Directo, dado que la comunicación lo hacen online, dispondrán de una opción habilitada en el menú principal para su acceso.

Gestión de Devoluciones y Saldo acreedores

En este apartado se podrá realizar la solicitud de reintegro de bonificaciones por Formación Profesional para el empleo cuando esta no haya podido ser deducida en el Seguro Social.

Curso Sistema RED

A día de hoy solo podemos indicar como mejor opción Aprende RED, se trata de una plataforma especializada en el uso del sistema RED con vídeos explicativos de cada procedimiento. Otros cursos solo realizan una breve explicación y no se paran a explicar los aspectos técnicos que permitan utilizar el Sistema RED desde el primer día.

Referencias

• F. (2023, 29 enero). ▷ ¿Qué es el Sistema RED? APRENDE RED. https://aprendered.es/que-es-el-sistema-red/
• F. (2023a, enero 28). ▷ ¿Cómo solicitar el autorizado RED? APRENDE RED. https://aprendered.es/solicitud-autorizado-red/
• BOE-A-2018-3080 Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo, por la que se modifica la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social. (s. f.). https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2018-3080